Comment choisir son photocopieur multifonction ?

Vous devez équiper votre entreprise ou bien renouveler votre copieur actuel ? Vous ne savez pas comment choisir votre photocopieur multifonction ? Dans cet article, nous allons vous aider à faire le point sur les différentes solutions d’impression et les différents modes de financement s’offrant à vous. Ainsi vous aurez toutes les informations nécessaires afin de faire le meilleur choix pour votre entreprise.

Les différents types de photocopieurs professionnels

Dans toutes les entreprises, de l’artisan à l’administration, il existe un besoin d’imprimer, de copier et de scanner. Quant à la fonction fax, de plus en plus de professionnels abandonne cette pratique au profit du mail. Il y a quelques décennies, chaque fonction était réalisée par une machine distincte. De nos jours, un photocopieur connecté au réseau, multifonction, regroupe toutes ces fonctionnalités : impression noir et blanc, impression couleur, copie noir et blanc, copie couleur, scanner, …

Le terme « photocopieur » est toujours resté un terme générique pour désigner ces équipements de bureaux qui ont évolué au fil du temps.

Le photocopieur analogique

C’est un photocopieur d’ancienne génération, basé sur une technologie de reprographie dépassée, la xérographie. Il est en voie d’extinction au profit du photocopieur numérique mais existe toujours sous la forme de photocopieur personnel et transportable. Il permet de réaliser uniquement des copies et n’est pas connecté au réseau.

Le photocopieur numérique

Il permet de copier en meilleure qualité et en plus gros volumes grâce à son lecteur optique et sa technologie de mémorisation du document. Il offre également une constance dans la qualité des copies. Les images sont de meilleure qualité et il augmente le confort d’utilisation.

Le photocopieur multifonction

C’est un photocopieur numérique qui est connecté au réseau informatique de l’entreprise. Il permet d’avoir une imprimante et un scanner connectés au réseau. Ainsi, tous les utilisateurs peuvent alors imprimer et scanner sur le même périphérique. L’option fax peut également être ajoutée pour permettre les télécopies. La dernière refonte de firmware de la gamme ADVANCE de chez Canon apporte des nouveautés tournées vers le Cloud et la sécurité.

L’imprimante de production haut volume

Aussi appelée presse numérique, ce système d’impression professionnel, très volumineux en terme de dimensions, est destiné à la production de documents en très grande quantité. Il s’adresse aux professionnels dont l’impression et la reproduction en gros volume est le cœur de métier. Basée sur une technologie révolutionnaire, la presse numérique offre également une qualité d’image époustouflante.

Le duplicopieur

Également appelé photocopieur, ce duplicateur de documents fonctionne sous une autre technologie : la risographie. Il se positionne à mi-parcours entre la reprographie et l’imprimerie, entre le photocopieur et l’offset. Il est spécialement conçu pour la reproduction de documents en très gros volume et à très faibles coûts.

Le copieur de plan

Ce traceur multifonction permet de reproduire des documents de grand format : A2, A1 ou A0. Connecté au réseau, copier un ancien plan ou scanner une carte devient un jeu d’enfant. Bien évidemment, il permettra l’impression grand format sur un support papier en rouleau ou en feuille. Équipé d’une lame de massicot, les copies et impressions de documents grand format seront automatiquement découpées proprement.

Choisir son photocopieur multifonction commence par déterminer ses besoins

A chaque organisation ses besoins. Afin de choisir le photocopieur multifonction le plus adapté à vos besoins, il faudra réaliser un audit de votre flux documentaire afin de définir les principales fonctionnalités. Scanner de documents sur le réseau, scanner avec envoi par mail depuis le copieur, impressions confidentielles, … Il faudra également définir vos besoins en terme de format papier : A4 ou A4 / A3.

Vous devrez également choisir entre un photocopieur multifonction noir et blanc ou couleur. Il faut savoir que le coût d’une sortie couleur est 10 fois plus chère qu’une sortie noir et blanc. En revanche, pour limiter la dépense sur les copieurs couleur, le mode noir et blanc peut être programmé par défaut et la couleur activée à la demande.

Choisir l’achat ou la location pour son photocopieur multifonction

Cela fait bien longtemps que les photocopieurs ne servent plus qu’uniquement à photocopier. Ce sont aujourd’hui de véritables multifonctions. Ils vont vous servir à imprimer, copier, scanner et faxer. Ces concentrés de technologie représentent un certain tarif. C’est pourquoi, une question se pose : faut-il louer ou acheter son photocopieur ?

Pour vous équiper, vous avez plusieurs options : l’achat, la location, ou le crédit-bail (L.O.A).

En achetant votre multifonction, vous en devenez propriétaire. Si vous le louez, vous en êtes locataire pendant la durée du contrat, généralement 3 ou 5 ans. Le crédit-bail (Location avec Option d’Achat), quant à lui, vous permet de louer le photocopieur sur la durée prévue (3 ou 5 ans) et de l’acheter en fin de contrat.

L’achat d’un photocopieur représente une bonne solution si vous réalisez très peu de copies et d’impressions car vous pourrez conserver la machines sur de longues années. En revanche, cette solution vous oblige à avoir la trésorerie nécessaire à ce type d’investissement.

La location d’un photocopieur est, pour beaucoup d’entreprises, la meilleure solution. En effet, la durée des contrats de location est soit de 3 ans, soit de 5 ans. Il est plus judicieux, pour les entreprises réalisant un certain volume de copies et impressions, de partir sur un contrat de location. Cela leur permettra de renouveler le photocopieur plus rapidement, de limiter le risque de panne et de bénéficier des technologies plus avancées. Aussi, grâce à la location, le fournisseur vous fera bénéficier de meilleurs prix sur les contrats de maintenance (entretien et consommables).