Optimisez votre productivité avec une solution de gestion documentaire
De nombreux documents sont produits quotidiennement par votre entreprise. Ils contiennent des données plus ou moins importantes. Chaque document subit généralement le même cycle : il est créé, transféré, vérifié, stocké. Certains documents vont être archivés, d’autres vont par contre être consultés très fréquemment. La Gestion Électronique de Documents (GED), ou gestion documentaire, optimise donc tous les processus de traitement de vos documents afin de limiter le temps et les ressources considérables affectés à ces taches.
L’optimisation des processus au quotidien
Prenons l’exemple du service commercial d’une entreprise. La vente d’un produit est un processus qui implique de nombreux documents. Certains sont au format numérique, d’autres au format papier : demande d’information du client, plaquette produit, proposition commerciale, bon de commande, échanges de mails, bon de livraison, facture. De plus, tous ces documents sont sous divers formats (Word, Excel, PDF). Également, ils sont rangés à différents endroits (dossier papier client, boite mail, logiciel de gestion commerciale, service comptabilité, …).
Lorsqu’un client appelle, vous avez besoin de consulter l’ensemble de ces documents à partir de leurs différents endroits de stockage. Si l’un d’entre eux se trouve sur le bureau d’un collègue absent, il vous manque donc un élément qui peut retarder le traitement de la demande.
Une solution de gestion documentaire (ou GED pour l’acronyme de Gestion Électronique de Documents) traite tous les documents que vous accumulez au quotidien. Elle les stocke et les indexe dans une armoire électronique. Des droits et habilitations peuvent être donnés à chaque utilisateur. En lançant une recherche, les documents apparaissent en quelques secondes. Vous gagnez du temps en évitant les manipulations chronophages et limitez les pertes de documents.
L’archivage des documents
Selon le type de document, le processus de numérisation est plus ou moins automatisé. En effet, les documents papiers (factures, courriers, …) doivent être numérisés. Au cours de la numérisation, des termes d’index sont affectés aux documents. En revanche, les documents électroniques tels que les fichiers Word, Excel, PDF, … sont directement glissés vers l’armoire électronique et indexés selon des mot clés attribués en vue de faciliter les recherches futures. Quant aux mails, ils sont directement stockées à partir de votre logiciel de messagerie et automatiquement indexés à l’aide de mots clés comme les expéditeurs, destinataires, sujets, …
Les avantages d’une telle solution
Une solution de gestion documentaire peut être intégrée à n’importe quelle infrastructure informatique et adaptée à la structure de chaque entreprise. Les documents sont collectés, triés et archivés de manière permanente dans une armoire numérique. Ce processus est grandement facilité avec les nouveaux photocopieurs multifonctions Canon. Tous vos documents sont conservés et centralisés dans une archive documentaire à laquelle vous pouvez accéder à tous moments et de n’importe où. Le stockage peut être partiellement ou entièrement automatisé. La recherche dans l’armoire se fait de manière rapide et approfondie. Vous optimisez votre efficacité, gagnez de l’espace de stockage, et protégez vos documents des risques d’incendie ou d’inondation. Une solution de GED vous aide également à respecter les périodes légales de conservation des documents.
